Xử lý hồ sơ hằng ngày

Trang này đi qua những việc bạn làm mỗi ngày với hồ sơ ứng viên: mở bảng ứng viên của một tin, đọc thẻ, chuyển vòng, từ chối, nhắn tin và thêm ứng viên mới. Làm đúng các bước, mỗi hồ sơ nằm đúng vòng, và các lần chuyển vòng, từ chối, đánh dấu nổi bật, chuyển tin và tin nhắn được ghi lại ở thẻ «Hoạt động» của hồ sơ.

Trước khi bắt đầu

• Tin tuyển dụng phải có quy trình tuyển (các vòng). Nếu chưa có, làm theo Bắt đầu với Tuyển dụng trước.
• Nhờ quản trị viên cấp quyền theo bảng dưới. Vai trò có sẵn «HR Manager» đủ mọi quyền trên trang này; vai trò có sẵn «HR» làm được mọi việc xử lý hồ sơ trong bảng. Với các nhóm quyền còn lại, quản trị viên vào Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Phân quyền, bấm «Tạo từ preset», chọn mẫu quyền tương ứng («Chuyên viên Tuyển dụng», «Trưởng bộ phận»…), rồi gán vai trò vừa tạo ở Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Gán vai trò (xem Bước 2: Gán vai trò cho người làm tuyển dụng).

Mở bảng ứng viên của một tin

1. Vào Tuyển dụng → Tin tuyển dụng.
2. Bấm vào dòng của tin cần xử lý, hoặc bấm biểu tượng «Mở bảng ứng viên» ở cột thao tác cuối dòng.
3. Bảng hiện mỗi vòng tuyển là một cột, mỗi hồ sơ là một thẻ. Hai vòng kết thúc «Đã tuyển» và «Đã từ chối» luôn nằm cuối bên phải, sau một vạch ngăn.
4. Đọc dòng tóm tắt dưới tên tin, ví dụ «24 hồ sơ · 18 trong quy trình · 3 chỉ tiêu», để biết còn bao nhiêu người đang chờ bạn.

Lọc bảng khi có nhiều hồ sơ

Thanh lọc nằm ngay dưới tên tin:

• Gõ tên hoặc email vào ô «Tìm ứng viên...».
• Đổi «Cờ · Tất cả» thành «Cờ · Đã gắn cờ» để chỉ xem hồ sơ bị quy tắc sàng lọc gắn cờ.
• Chọn «Điểm ≥ 60» hoặc «Điểm ≥ 80» để ẩn hồ sơ có điểm sàng lọc thấp hơn.
• Đổi «Vòng · Tất cả» sang một vòng cụ thể để chỉ xem một cột.
• Bấm các nhãn đếm ở bên phải (ví dụ «5 chưa xem», «2 nổi bật», hoặc nhãn đếm hồ sơ tự động gắn cờ) để lọc nhanh; bấm lần nữa để bỏ lọc.

Đọc thẻ ứng viên

Mỗi thẻ gom thông tin chính của một hồ sơ để bạn quyết định nhanh có cần mở hay không:

Mở hồ sơ ứng tuyển

Bấm vào thẻ để mở trang hồ sơ ứng tuyển. Đầu trang có:

• «Quay lại bảng» để về bảng ứng viên của tin.
• Hai nút «Ứng viên trước» và «Ứng viên sau» cùng số thứ tự (ví dụ «3 / 24»), để duyệt lần lượt từng hồ sơ mà không phải quay lại. Khi bạn mở hồ sơ từ bảng, thứ tự này theo đúng thứ tự thẻ trên bảng.
• Tên ứng viên: bấm vào tên để mở hồ sơ ứng viên trong kho ứng viên.
• Dòng «Nguồn:» cho biết kênh, đối tác và người giới thiệu của hồ sơ.

Các nút thao tác nằm bên phải tên. Nút chính là «Lên lịch phỏng vấn». Trên màn hình rộng, bạn thấy thêm «Đánh dấu nổi bật», «Chuyển vòng», «Chuyển sang tin tuyển dụng khác», «Tạo thư mời» và «Từ chối». Trên màn hình hẹp hơn, các nút này nằm trong menu «⋮» («Thêm hành động»), cùng với «Mở hồ sơ ứng viên».

Hồ sơ có bảy thẻ:

Cột bên phải tóm tắt «Quy trình» (hồ sơ đang ở vòng nào và đã ở đó bao nhiêu ngày), cùng «Phỏng vấn kế tiếp», «Thư mời», «Đánh giá» và các hoạt động gần nhất khi hồ sơ có những mục này.

Chuyển ứng viên sang vòng khác

Bạn có ba cách, chọn cách phù hợp với việc bạn đang làm:

• Kéo thả trên bảng: kéo thẻ sang cột của vòng mới. Nhanh nhất, nhưng không kèm ghi chú.
• Nút mũi tên trên thẻ: mở hộp thoại để chọn vòng và ghi lý do.
• Nút «Chuyển vòng» trên trang hồ sơ: giống nút mũi tên, dùng khi bạn đang đọc hồ sơ.

Để chuyển vòng kèm ghi chú:

1. Bấm nút mũi tên trên thẻ, hoặc bấm «Chuyển vòng» trên trang hồ sơ.
2. Trong hộp thoại «Chuyển vòng: tên ứng viên», bấm chọn vòng đích. Vòng hiện tại có nhãn «Hiện tại» và không chọn được; vòng kết thúc có nhãn «Kết thúc».
3. Nếu cần, ghi lý do vào ô «Ghi chú cho lần chuyển này». Đồng nghiệp sẽ đọc được ghi chú này ở thẻ «Hoạt động».
4. Bấm nút «Chuyển đến «tên vòng»».

Trên bảng, thẻ sang cột mới ngay lập tức. Nếu hệ thống không lưu được, thẻ tự quay về cột cũ và bạn thấy thông báo lỗi.

Chuyển vào vòng kết thúc («Đã tuyển» hoặc «Đã từ chối») sẽ dừng quy trình của hồ sơ. Muốn mở lại, chuyển hồ sơ về một vòng đang tuyển bằng «Chuyển vòng».

Từ chối hồ sơ

Từ chối không xoá hồ sơ: toàn bộ dữ liệu, đánh giá và lịch sử được giữ, ứng viên vẫn nằm trong kho ứng viên.

1. Mở hồ sơ và bấm «Từ chối» (hoặc chọn «Từ chối» trong menu «⋮»). Trên bảng, bạn có thể kéo thẻ vào cột «Đã từ chối».
2. Chọn «Lý do từ chối» trong danh sách. Lý do chỉ dùng nội bộ, ứng viên không thấy. Nếu chọn «Lý do khác», ghi rõ lý do vào ô «Nhập lý do cụ thể» (tối đa 500 ký tự).
3. Quyết định có báo kết quả cho ứng viên hay không:
   • Gửi email: để bật «Gửi email báo kết quả cho ứng viên» (mặc định đang bật). Bấm «Xem trước email» để đọc đúng nội dung sẽ gửi. Email dùng mẫu «Kết quả ứng tuyển (từ chối)» và không chứa lý do bạn chọn.
   • Không gửi email: bấm tắt «Gửi email báo kết quả cho ứng viên», ví dụ khi bạn đã gọi điện báo trước.
4. Bấm «Từ chối & gửi email» (khi bật gửi email) hoặc «Từ chối» (khi tắt).

Hồ sơ chuyển vào cột «Đã từ chối» và lý do được ghi vào thẻ «Hoạt động». Nếu bạn kéo thẻ vào cột «Đã từ chối» rồi đóng hộp thoại mà không xác nhận, thẻ quay về cột cũ.

Ghi chú về ứng viên

Ghi chú nằm ở ba chỗ, tuỳ điều bạn muốn ghi lại:

Để ghi chú nội bộ trên hồ sơ ứng viên:

1. Trên trang hồ sơ ứng tuyển, bấm vào tên ứng viên ở đầu trang (hoặc chọn «Mở hồ sơ ứng viên» trong menu «⋮»).
2. Gõ vào ô «Thêm ghi chú về ứng viên (chỉ nhà tuyển dụng thấy)…».
3. Bấm «Lưu» (nút này chỉ hiện khi nội dung đã thay đổi). Thông báo «Đã lưu ghi chú.» hiện ra.
4. Nếu muốn gom ứng viên theo nhóm, bấm «thẻ», gõ tên thẻ rồi nhấn Enter.

Nhắn tin cho ứng viên

Mỗi hồ sơ có một luồng tin nhắn riêng với ứng viên. Ứng viên không cần tài khoản để đọc và trả lời.

1. Mở hồ sơ và chọn thẻ «Tin nhắn».
2. Gõ nội dung vào ô «Nhập tin nhắn cho ứng viên…» (tối đa 5000 ký tự). Muốn soạn nhanh, bấm một câu trong «Mẫu trả lời nhanh» để chèn vào ô rồi sửa lại.
3. Bấm «Xem trước email» nếu muốn đọc đúng email ứng viên sẽ nhận.
4. Bấm «Gửi tin nhắn».

Ứng viên nhận email báo có tin nhắn mới, kèm đường dẫn riêng để đọc và trả lời. Khi ứng viên trả lời, người «Phụ trách tuyển dụng» của tin (hoặc người tạo tin, nếu tin chưa có người phụ trách) nhận thông báo trên chuông và một việc cần xử lý trong Workplace. Mở thẻ «Tin nhắn» là tin mới được tính là đã đọc.

Đánh dấu ứng viên nổi bật

Dùng «Nổi bật» khi bạn muốn cả nhóm chú ý một ứng viên, ví dụ nên phỏng vấn sớm.

1. Bấm nút ngôi sao trên thẻ, hoặc bấm «Đánh dấu nổi bật» trên trang hồ sơ.
2. Trong hộp thoại «Đánh dấu nổi bật», ghi lý do vào ô «Vì sao ứng viên này nổi bật?». Ô này không bắt buộc: để trống nếu bạn chỉ muốn gắn nhãn.
3. Bấm «Đánh dấu nổi bật».

Thẻ có nhãn «Nổi bật» và viền tím; đầu trang hồ sơ hiện lý do, người đánh dấu và ngày đánh dấu. Để gỡ, bấm lại nút ngôi sao hoặc «Bỏ nổi bật», rồi xác nhận ở hộp thoại «Bỏ đánh dấu nổi bật?». Lý do cũ bị xoá cùng nhãn.

Chuyển hồ sơ sang tin tuyển dụng khác

Dùng khi ứng viên nộp nhầm vị trí. Hồ sơ được chuyển tại chỗ: giữ nguyên ghi chú, CV, tin nhắn, đánh giá và toàn bộ nhật ký hoạt động.

1. Mở hồ sơ và bấm «Chuyển sang tin tuyển dụng khác» (hoặc chọn trong menu «⋮»).
2. Ở mục «Chuyển sang tin», tìm và chọn tin đúng. Danh sách có mọi tin khác của tổ chức, kể cả tin nháp hoặc đang tạm dừng.
3. Ở «Vòng bắt đầu ở tin mới», để mặc định (vòng đầu tiên) nếu ứng viên bắt đầu lại từ đầu. Chỉ chọn vòng sâu hơn khi ứng viên đã qua vòng tương ứng.
4. Đọc khung «Những gì xảy ra khi chuyển», rồi bấm «Chuyển sang «tên tin»».
5. Xác nhận bằng «Chuyển hồ sơ». Thông báo «Đã chuyển hồ sơ sang «tên tin».» hiện ra.

Sau khi chuyển:

• Kết quả sàng lọc của tin cũ bị xoá. Nếu hồ sơ có CV, hệ thống chấm lại theo quy tắc của tin mới.
• Lịch phỏng vấn đã đặt chuyển sang vòng cùng loại của tin mới.
• Ứng viên không nhận email nào về việc chuyển tin.

Thêm ứng viên thủ công

Dùng khi CV đến qua email, giới thiệu nội bộ, headhunter hoặc sàn tuyển dụng bên ngoài. Hồ sơ bạn nhập đi vào quy trình giống hồ sơ ứng viên tự nộp.

Mở trang thêm ứng viên

Chọn một trong ba lối vào:

• Trên bảng ứng viên của tin, bấm «Thêm ứng viên» ở góc trên bên phải.
• Trên bảng, bấm dấu «+» ở đầu một cột chưa kết thúc: hồ sơ sẽ vào đúng vòng đó.
• Vào Tuyển dụng → Ứng viên, bấm «Thêm ứng viên», chọn tin trong hộp thoại «Thêm ứng viên vào tin tuyển dụng nào?» rồi bấm «Tiếp tục». Hộp thoại chỉ liệt kê tin đang đăng.

Điền thông tin

1. Ở mục «Ứng viên là ai?», nhập «Họ tên», «Email» và «Số điện thoại» (bắt buộc); «LinkedIn» không bắt buộc.
2. Nếu email đã có trong kho, bạn thấy khung «Email này đã có trong kho ứng viên». Bấm «Tìm ứng viên» để xem lịch sử ứng tuyển của người đó, rồi bấm «Dùng ứng viên này» để điền sẵn thông tin. Dù bạn có bấm hay không, hồ sơ mới vẫn được gắn vào cùng một người theo email, không tạo ứng viên thứ hai.
3. Ở mục «CV & Thư giới thiệu», kéo thả tệp CV vào ô (bắt buộc; PDF, DOC hoặc DOCX, tối đa 10MB). Ô «Thư giới thiệu · không bắt buộc» dành cho vài dòng giới thiệu.
4. Nếu tin có câu hỏi riêng, mục «Riêng cho vị trí này» hiện ra. Điền hộ nếu ứng viên đã trả lời qua email hoặc điện thoại; để trống cũng được.
5. Ở mục «Nguồn & vòng bắt đầu», chọn «Nguồn» (bắt buộc) theo bảng bên dưới.
6. Kiểm tra «Vòng bắt đầu». Mặc định là vòng đầu tiên, có chữ «(mặc định)». Chỉ chọn vòng sâu hơn nếu ứng viên đã qua vòng tương ứng ở kênh khác.
7. Bấm «Tạo hồ sơ ứng tuyển».

Quy tắc cho Nguồn, Đối tác và Người giới thiệu

Ô «Nguồn» liệt kê các kênh đang dùng mà bạn được chọn tay. Các kênh hệ thống tự ghi (trang tuyển dụng, liên kết chia sẻ, kho ứng viên) không có trong danh sách. Tuỳ kênh bạn chọn, form hiện thêm ô:

Khi bạn đổi «Nguồn», ô «Đối tác» và «Người giới thiệu» được xoá trắng để không gắn nhầm vào kênh khác. Nếu danh sách «Nguồn» trống, hoặc kênh chưa có đối tác nào, bấm liên kết «Kênh tuyển dụng» ngay dưới ô để thêm. Cách quản lý kênh và đối tác có ở Kênh tuyển dụng và đối tác.

Sau khi tạo

• Bạn thấy thông báo «Đã tạo hồ sơ ứng tuyển cho tên ứng viên.» và quay về bảng ứng viên của tin.
• Ứng viên không nhận email nào. Hãy tự liên hệ nếu cần.
• CV được đọc trong nền; khi đọc xong, các quy tắc sàng lọc của tin chạy như với hồ sơ tự nộp.
• Thẻ «Hoạt động» của hồ sơ ghi «Được thêm thủ công bởi» kèm tên bạn.

Kho ứng viên

Kho ứng viên gom mọi người từng ứng tuyển vào tổ chức, mỗi người một dòng (nhận diện theo email), kèm toàn bộ các lần ứng tuyển. Ứng viên bị từ chối vẫn ở lại trong kho để bạn mời lại khi có vị trí phù hợp.

Tìm ứng viên

1. Vào Tuyển dụng → Ứng viên. Trang «Tất cả ứng viên» mở ra.
2. Bấm một chế độ xem có sẵn ở hàng trên cùng:
   • «Tất cả ứng viên».
   • «Ứng viên á quân»: từng bị từ chối, chưa từng được tuyển, không còn hồ sơ nào đang xử lý, và điểm sàng lọc cao nhất từ 80 trở lên.
   • «Trong quy trình»: đang có hồ sơ chưa kết thúc.
   • «Từ giới thiệu»: đến từ kênh giới thiệu nội bộ.
   • «Chưa chăm sóc 30 ngày»: không có hoạt động nào trong 30 ngày qua.
3. Gõ vào ô «Tìm ứng viên…», hoặc bấm «Thêm bộ lọc» để lọc theo «Kỹ năng», «Kinh nghiệm», «Trạng thái», «Nguồn», «Chưa chăm sóc (ngày)» và «Điểm tối thiểu», rồi bấm «Áp dụng». Bấm «Xóa hết» để bỏ mọi bộ lọc.
4. Muốn dùng lại bộ lọc, bấm «Lưu chế độ xem», đặt tên rồi bấm «Lưu». Chế độ xem này chỉ lưu trên trình duyệt bạn đang dùng.

Đưa ứng viên trong kho vào một tin

1. Tích chọn một hoặc nhiều dòng. Thanh «Đã chọn n ứng viên» hiện ra.
2. Bấm «Thêm vào tin tuyển dụng». Với một người, bạn cũng có thể dùng «Thêm vào tin tuyển dụng» trong menu của dòng hoặc trên hồ sơ ứng viên.
3. Chọn tin ở «Thêm vào tin tuyển dụng» (chỉ tin đang đăng) và kiểm tra «Vòng bắt đầu».
4. Giữ bật «Gửi email mời ứng tuyển cho ứng viên» nếu muốn họ nhận email mời kèm liên kết theo dõi hồ sơ; tắt nếu bạn đã liên hệ trước. Có thể ghi thêm ở ô «Ghi chú».
5. Bấm «Thêm vào quy trình». Thông báo cho biết số người đã thêm và số người bị bỏ qua: ai đã có hồ sơ ở tin đó sẽ không bị tạo trùng.

Thanh chọn còn có «Gửi email» (mở ứng dụng email của bạn với danh sách người nhận), «Xuất» (tải tệp CSV) và «Bỏ chọn».

Xem hồ sơ một ứng viên

Bấm vào dòng, hoặc chọn «Xem hồ sơ» trong menu của dòng. Trên hồ sơ ứng viên, bạn có thể:

• Đọc «LỊCH SỬ ỨNG TUYỂN»: mỗi lần ứng tuyển có nút «Xem hồ sơ»; lần đang xử lý có thêm «Mở quy trình» để về bảng ứng viên của tin đó.
• Ghi «GHI CHÚ NỘI BỘ» và gắn thẻ như ở phần Ghi chú về ứng viên.
• Bấm «Sửa thông tin» để sửa họ tên, email, số điện thoại và LinkedIn. Chỉ người có vai trò «HR Manager», hoặc vai trò tạo từ mẫu quyền «Chuyên viên Tuyển dụng» hay «Trưởng phòng Nhân sự», đổi được email.
• Chọn «Lịch sử thay đổi» trong menu «⋮» để xem ai đã sửa gì.

Lỗi thường gặp

Bài liên quan

• Tổng quan Tuyển dụng
• Bắt đầu với Tuyển dụng
• Phỏng vấn
• Kênh tuyển dụng và đối tác
• Báo cáo tuyển dụng