Kênh tuyển dụng và đối tác

Mỗi hồ sơ ứng tuyển được ghi một kênh (nguồn), và có thể thêm một đối tác hoặc một người giới thiệu. Bài này giúp bạn chỉnh danh sách kênh của tổ chức, thêm đối tác như công ty headhunt hay sàn tuyển dụng, để khi thêm ứng viên bạn chọn đúng nguồn và báo cáo kênh ra đúng số.

Trước khi bắt đầu

• Mở trang ở Tuyển dụng → Cài đặt → Kênh tuyển dụng. Bạn cũng có thể bấm thẻ «Kênh tuyển dụng» trong nhóm «Quản trị» ở trang chủ Tuyển dụng.
• Để thêm, sửa, xếp thứ tự và ngừng dùng kênh hay đối tác, bạn cần là chủ tổ chức, hoặc có một vai trò mang quyền quản lý kênh và đối tác: vai trò có sẵn «HR Manager», hoặc một vai trò mà quản trị đã «Áp dụng mẫu quyền» «Chuyên viên Tuyển dụng» hay «Trưởng phòng Nhân sự». Nếu thiếu quyền, nhờ quản trị tổ chức gán cho bạn một vai trò như vậy.
• Thiếu quyền quản lý kênh và đối tác, bạn không thấy thẻ «Kênh tuyển dụng» trong nhóm «Quản trị» ở trang chủ Tuyển dụng. Mục «Kênh tuyển dụng» ở nhóm «Cài đặt» trên thanh bên chỉ hiện khi bạn có một quyền quản trị Tuyển dụng khác. Liên kết «Kênh tuyển dụng» chỉ hiện ở phần «Nguồn & vòng bắt đầu» của trang «Thêm ứng viên» khi chưa có kênh nào để chọn, hoặc khi kênh bạn chọn chưa có đối tác.
• Thiếu quyền quản lý kênh, bạn xem được danh sách nhưng không thấy các nút «Thêm kênh», «Sửa», «Ngừng dùng», «Lên», «Xuống». Nếu bạn quản lý được kênh nhưng thiếu quyền quản lý đối tác, cột «Thao tác» của dòng đối tác ghi «Nhờ quản trị cấp quyền quản lý đối tác để sửa đối tác này.» Không có cả hai quyền thì cột «Thao tác» không hiện.
• Danh sách kênh là của riêng tổ chức bạn. Tổ chức mới có sẵn 11 kênh; bạn đổi tên, xếp lại và ngừng dùng được tất cả.

Các kênh có sẵn

Dòng «Loại» ngay dưới tên mỗi kênh (cột «Kênh») cho biết kênh đó làm gì. Loại được chọn lúc tạo kênh và không đổi được sau đó.

Việc bạn làm được với từng loại:

Thêm một kênh riêng

Thêm kênh khi bạn tuyển qua một nguồn chưa có trong danh sách, ví dụ một trường đại học hay một hội chợ việc làm.

1. Bấm «Thêm kênh» ở góc trên bên phải trang.
2. Nhập «Tên kênh». Tên này hiện ở ô «Nguồn» khi thêm ứng viên và trên báo cáo kênh.
3. Chọn «Loại»: «Kênh thường», hoặc «Giới thiệu nội bộ (chọn người giới thiệu)» nếu mỗi hồ sơ qua kênh này phải ghi người giới thiệu. Loại không đổi được sau khi lưu, và kênh loại Giới thiệu nội bộ không xoá được (chỉ «Ngừng dùng» được), nên chỉ chọn loại này khi chắc chắn.
4. Đánh dấu «Có đối tác» nếu bạn muốn ghi rõ công ty headhunt hay sàn tuyển dụng nào đã gửi ứng viên.
5. Nhập «Ghi chú» nếu cần, rồi bấm «Lưu».

Kênh mới nằm cuối danh sách, trạng thái «Đang dùng». Dùng «Lên» để đưa kênh lên vị trí bạn muốn.

Đổi tên và xếp thứ tự kênh

1. Trên dòng của kênh, bấm «Sửa».
2. Đổi «Tên kênh», sửa «Ghi chú», hoặc bật, tắt «Có đối tác».
3. Bấm «Lưu».

Để xếp thứ tự, bấm «Lên» hoặc «Xuống» trên dòng của kênh; mỗi lần bấm kênh dịch một bậc. Thứ tự này là thứ tự trong ô «Nguồn» khi thêm ứng viên và trong bộ lọc «Nguồn» ở Tuyển dụng → Ứng viên. Đưa những kênh đội bạn dùng nhiều nhất lên đầu để chọn nhanh hơn.

Ngừng dùng và dùng lại một kênh

Khi không còn tuyển qua một kênh, bấm «Ngừng dùng» thay vì xoá, để các hồ sơ cũ vẫn giữ tên kênh.

1. Trên dòng của kênh, bấm «Ngừng dùng».
2. Đọc hộp xác nhận, rồi bấm «Ngừng dùng».
3. Trạng thái của kênh đổi thành «Ngừng dùng». Khi cần dùng lại, bấm «Dùng lại» trên cùng dòng.

Kênh ngừng dùng sẽ:

• Không còn trong ô «Nguồn» khi thêm ứng viên.
• Không nhận thêm đối tác mới (nút «Thêm đối tác» ẩn đi).
• Vẫn giữ tên trên các hồ sơ và đối tác đã có.

Xoá một kênh

Nút «Xoá» chỉ hiện với kênh thường chưa từng có hồ sơ và chưa từng có đối tác (đối tác đã xoá vẫn được tính), thường là kênh vừa tạo nhầm. Với kênh thường đã dùng, cột «Thông tin» ghi lý do không xoá được ngay dưới «Ghi chú»; khi đó hãy bấm «Ngừng dùng».

1. Trên dòng của kênh, bấm «Xoá».
2. Đọc hộp xác nhận «Xoá kênh «tên kênh»?». Kênh bị xoá hẳn, không hoàn tác được.
3. Bấm «Xóa» để xác nhận.

Nếu trong lúc đó có người vừa thêm hồ sơ vào kênh, hệ thống không cho xoá và mở hộp «Không xoá được kênh «tên kênh»». Bấm «Ngừng dùng» trong hộp đó để ẩn kênh mà vẫn giữ tên trên hồ sơ cũ.

Thêm đối tác cho một kênh

Đối tác là bên cụ thể đứng sau một kênh: một công ty headhunt, một sàn tuyển dụng. Ghi đối tác giúp báo cáo cho biết đối tác nào gửi ứng viên tốt nhất.

Nút «Thêm đối tác» chỉ hiện với người có quyền quản lý đối tác, trên kênh đang dùng đã bật «Có đối tác». Ba kênh Headhunter, Sàn tuyển dụng bên ngoài và Khác đã bật sẵn. Với một kênh thường hoặc kênh Giới thiệu nội bộ khác, bấm «Sửa», đánh dấu «Có đối tác», rồi bấm «Lưu». Kênh hệ thống (Trang tuyển dụng, liên kết chia sẻ, Kho ứng viên) không hiện ở ô «Nguồn», nên không bật đối tác cho các kênh này.

1. Trên dòng của kênh, bấm «Thêm đối tác».
2. Ô «Kênh» đã chọn sẵn kênh đó. Nhập «Tên đối tác»: đây là tên hiện ở ô «Đối tác» khi thêm ứng viên và trên báo cáo xếp hạng.
3. Nhập «Người liên hệ», «Email», «Điện thoại», «Ghi chú» nếu cần. Các thông tin này chỉ để đội tuyển dụng tra cứu, ví dụ mức phí hay thời hạn bảo hành của đối tác.
4. Bấm «Lưu».

Đối tác hiện ngay dưới dòng của kênh, kèm dòng «Đối tác của tên kênh», số hồ sơ và thông tin liên hệ. Trên dòng đối tác, bạn có:

• «Sửa»: đổi tên và thông tin liên hệ. Kênh của đối tác không đổi được; cần kênh khác thì thêm đối tác mới.
• «Ngừng dùng» và «Dùng lại»: đối tác ngừng dùng không còn trong ô «Đối tác» khi thêm ứng viên, nhưng hồ sơ cũ vẫn giữ tên.
• «Xoá»: chỉ hiện khi chưa có hồ sơ nào ghi đối tác này. Đối tác đã có hồ sơ thì bấm «Ngừng dùng».

Nguồn, Đối tác và Người giới thiệu khi thêm ứng viên

Danh sách kênh bạn thiết lập ở đây quyết định những gì hiện trong phần «Nguồn & vòng bắt đầu» của trang «Thêm ứng viên». Bạn mở trang này bằng nút «Thêm ứng viên» trong một tin tuyển dụng, hoặc ở Tuyển dụng → Ứng viên bấm «Thêm ứng viên» rồi chọn tin tuyển dụng.

• «Nguồn» (bắt buộc): liệt kê các kênh đang dùng thuộc loại Kênh thường và Giới thiệu nội bộ, theo thứ tự bạn đã xếp. Trang tuyển dụng, liên kết chia sẻ và Kho ứng viên không có ở đây vì hệ thống tự ghi.
• «Đối tác» (không bắt buộc): chỉ hiện khi kênh bạn chọn đã bật «Có đối tác», và chỉ liệt kê đối tác đang dùng của kênh đó. Nếu kênh chưa có đối tác nào, ô ghi «Kênh này chưa có đối tác» và có liên kết «Kênh tuyển dụng» để bạn thêm.
• «Người giới thiệu» (bắt buộc với kênh loại Giới thiệu nội bộ): chọn thành viên đang hoạt động của tổ chức đã giới thiệu ứng viên. Người này được ghi công ở báo cáo «Xếp hạng».

Khi bạn đổi «Nguồn», ô «Đối tác» được xoá trắng; ô «Người giới thiệu» được xoá khi bạn chuyển sang kênh không thuộc loại Giới thiệu nội bộ. Nếu ô «Nguồn» không có kênh nào, trang ghi «Chưa có kênh nào để chọn.» kèm liên kết «Kênh tuyển dụng»: thêm kênh, hoặc bấm «Dùng lại» cho kênh đã ngừng.

Xem đủ các bước thêm ứng viên ở bài Xử lý hồ sơ hằng ngày.

Báo cáo dùng tên kênh

Hồ sơ lưu kênh theo mã chứ không theo tên, nên tên kênh luôn lấy từ danh sách này. Khi bạn đổi tên một kênh, tên mới hiện ngay ở mọi nơi: ô «Nguồn», bộ lọc «Nguồn» ở danh sách ứng viên, chi tiết hồ sơ và nhật ký hoạt động, các tab báo cáo và file xuất báo cáo. Hồ sơ cũ của kênh đó cũng hiện tên mới.

Ở Tuyển dụng → Báo cáo:

• Tab «Kênh tuyển dụng» liệt kê từng kênh, các đối tác của kênh nằm ngay bên dưới.
• Tab «Xếp hạng» có các bảng «Kênh tuyển dụng tốt nhất», «Đối tác nguồn tốt nhất» và «Người giới thiệu tốt nhất», xếp theo số người tuyển được. Bảng người giới thiệu chỉ hiện với người được xem kết quả của mọi thành viên, ví dụ vai trò «Trưởng phòng Nhân sự».

Lỗi thường gặp

Bài liên quan

• Tổng quan Tuyển dụng
• Thiết lập lần đầu
• Xử lý hồ sơ hằng ngày
• Phỏng vấn và đánh giá
• Báo cáo tuyển dụng