Báo cáo tuyển dụng
Mở báo cáo, lọc theo kỳ, đọc sáu tab, đặt mục tiêu KPI và xuất Excel để biết ai tuyển tốt, kênh nào hiệu quả và việc nào đang chậm.
Báo cáo tuyển dụng cho bạn biết ai trong đội tuyển được nhiều người nhất, kênh nào mang về người được tuyển và quy trình đang chậm ở đâu. Bài này chỉ cách mở báo cáo, đọc từng tab, đặt mục tiêu KPI, xuất dữ liệu ra Excel và giữ số liệu luôn đúng.
Trước khi bắt đầu
- Quyền xem báo cáo. Bạn cần một vai trò có quyền «Báo cáo tuyển dụng (kênh, vận hành, số liệu của mình)» hoặc «Hiệu suất của mọi người tuyển dụng». Các vai trò mẫu «Chuyên viên Tuyển dụng», «Trưởng phòng Nhân sự», «Trưởng bộ phận», «Ban giám đốc» và «Kiểm soát nội bộ» đều có sẵn quyền này; chủ tổ chức xem được toàn bộ. Không có quyền thì mục «Báo cáo» không hiện ở thanh bên. Chi tiết ở mục Ai xem được gì.
- Dữ liệu đầu vào. Mỗi tin tuyển dụng cần có «Phụ trách tuyển dụng» và «Chỉ tiêu». Nếu chưa thiết lập tin, xem Bắt đầu với Tuyển dụng.
- Thiết bị. Báo cáo dùng trên trình duyệt web. Ứng dụng di động chưa có màn hình báo cáo, nên khi đang ở ngoài, bạn mở báo cáo bằng trình duyệt trên điện thoại.
Mở báo cáo
- Ở thanh bên trái, bấm Tuyển dụng → Báo cáo. Trên trang tổng quan Tuyển dụng, thẻ «Xem báo cáo tuyển dụng» ở nhóm «Quản trị» cũng mở đúng trang này.
- Báo cáo mở ở tab «Người tuyển dụng». Chuyển qua các tab còn lại: «KPI», «Xếp hạng», «Kênh tuyển dụng», «Người phỏng vấn», «Vận hành». Trên màn hình hẹp, các tab không vừa được gom vào nút «Thêm».
- Ở mỗi tab, đọc dòng gợi ý trên cùng (việc nên làm ngay), chỉnh thanh lọc, rồi đọc dòng tóm tắt ngay dưới thanh lọc trước khi xem các bảng chi tiết. Số màu cam hoặc đỏ trong dòng tóm tắt là việc cần xử lý.
Chọn kỳ và bộ lọc
Thanh lọc nằm trên đầu mỗi tab. Bộ lọc giữ nguyên khi bạn chuyển tab, và được ghi vào đường dẫn trên trình duyệt: gửi đường dẫn đó cho đồng nghiệp là họ thấy đúng kỳ, phòng ban và tin bạn đang xem.
| Ô lọc | Dùng để |
|---|---|
| «Từ ngày», «Đến ngày» | Chọn kỳ báo cáo. Mặc định là tháng hiện tại. Kỳ tính trọn ngày theo giờ Việt Nam. |
| «Phòng ban» | Chỉ tính các tin tuyển dụng của phòng ban đó. Khi đổi phòng ban, ô «Tin tuyển dụng» trở về «Tất cả» và chỉ còn các tin của phòng đó. |
| «Tin tuyển dụng» | Thu hẹp về một tin để xem riêng một vị trí. |
| «Tháng» (chỉ ở tab KPI) | Tab KPI xem theo tháng vì mục tiêu đặt theo tháng. Tab này không có hai ô ngày và ô «Tin tuyển dụng». |
Mẹo
Chọn kỳ tròn tháng hoặc tròn quý. Tab «Xếp hạng» so với khoảng thời gian dài bằng ngay trước đó, nên kỳ lệch ngày sẽ làm phép so sánh thiếu công bằng.
Lưu ý
Một số bảng cho biết tình trạng lúc bạn mở trang, không theo kỳ đã chọn: «Hồ sơ đang đứng yên», «Tin quá hạn nộp vẫn đang đăng», «Hồ sơ đang trong quy trình», «Tin tuyển dụng theo trạng thái» và «Sắp đi làm trong 30 ngày tới». Mỗi bảng đều ghi rõ điều này ngay dưới tiêu đề.
Đọc sáu tab báo cáo
Mọi con số trong bảng đều có nhãn đi kèm (ví dụ «Tuyển được:»), nên bạn không phải đoán cột nào là gì. Ô nào chưa có số liệu sẽ ghi rõ lý do, ví dụ «Chưa tuyển được ai» hoặc «Chưa có phiếu đánh giá».
Tab Người tuyển dụng
Tab này trả lời: ai lấp được chỉ tiêu, nhanh đến đâu, và hồ sơ nào đang bị bỏ quên.
- Dòng tóm tắt: «Hồ sơ đứng yên» · «Ứng viên chờ trả lời» · «Thư mời quá hạn» · «Tin quá hạn nộp».
- «Bảng thành tích người tuyển dụng» (bạn chỉ có dòng của mình thì bảng tên là «Thành tích của bạn»). Mỗi dòng là một người «Phụ trách tuyển dụng» hoặc «Đồng phụ trách» của tin trong phạm vi lọc:
- «Kết quả»: «Tuyển được», «Lấp chỉ tiêu», «Thời gian tuyển (trung vị)», «Phản hồi đầu tiên của người phụ trách (trung vị)».
- «Tin tuyển dụng»: «Đang mở», «Tạm dừng», «Đã đóng», «Chỉ tiêu».
- «Hồ sơ»: «Ứng tuyển», «Đã xử lý», «Chuyển vòng», «Ghi chú», «Tin nhắn đã gửi», «Loại thủ công», «Loại tự động».
- «Phỏng vấn»: «Đã lên lịch», «Vắng mặt», «Đã huỷ» (kèm phần trăm trên số buổi đã lên lịch).
- «Thư mời»: «Đã tạo», «Đã gửi», «Được nhận», «Bị từ chối», «Tỉ lệ nhận thư mời».
- «Hồ sơ đang đứng yên», gom theo tin tuyển dụng. Một hồ sơ đang xử lý vào danh sách khi không có hoạt động mới từ 3 ngày trở lên, khi ứng viên là người nhắn tin sau cùng, hoặc khi thư mời đã gửi quá hạn trả lời. Hồ sơ «Ứng viên đang chờ trả lời» đứng đầu, tiếp theo là «Thư mời quá hạn chưa phản hồi», rồi tới hồ sơ đứng yên lâu nhất. Nhãn «Không hoạt động n ngày» chuyển sang màu đỏ từ 14 ngày. Danh sách hiện 10 hồ sơ đầu; bấm «Xem thêm n hồ sơ» để xem hết.
- «Tin quá hạn nộp vẫn đang đăng»: tin đang đăng mà đã qua hạn nộp hồ sơ, kèm «Hạn nộp», «Hồ sơ đang xử lý», «Người tuyển dụng» và «Phòng ban».
Việc nên làm
- Mỗi sáng, để ô «Đứng yên» ở «Tất cả» và xử lý từ trên xuống: dòng «Ứng viên đang chờ trả lời» và «Thư mời quá hạn chưa phản hồi» luôn đứng đầu; bấm «Mở hồ sơ» cho từng dòng. Chỉ chọn «trên 7 ngày» hoặc «trên 14 ngày» khi muốn dọn riêng các hồ sơ bị bỏ quên lâu (bộ lọc này ẩn hồ sơ ứng viên vừa nhắn).
- Dòng có chữ «Ứng viên đang chờ trả lời»: mở hồ sơ, vào tab «Tin nhắn» và trả lời ngay.
- Dòng có chữ «Thư mời quá hạn chưa phản hồi»: mở hồ sơ và xem thẻ «Thư mời» để quyết định bước tiếp theo.
- Tin quá hạn nộp mà vẫn cần người: bấm «Gia hạn», chọn «Hạn nộp mới». Không cần người nữa: bấm «Đóng tin». Tin ngừng nhận hồ sơ và được gỡ khỏi trang tuyển dụng; các hồ sơ đang xử lý vẫn giữ nguyên, và bạn mở lại tin ở danh sách Tin tuyển dụng khi cần.
Tab KPI
Tab này trả lời: tháng này mỗi người tuyển dụng đạt bao nhiêu mục tiêu.
- Dòng tóm tắt: «Đạt đủ mục tiêu» (số người đạt trên số người có mục tiêu) · «Chưa đặt mục tiêu» (số người chưa có mục tiêu).
- Bảng «KPI người tuyển dụng tháng» của tháng đang chọn có bốn chỉ tiêu, chỉ tiêu nào cũng không bắt buộc:
| Chỉ tiêu | Mục tiêu nghĩa là |
|---|---|
| «Tuyển được» | Ít nhất bao nhiêu hồ sơ chuyển sang «Đã tuyển» trong tháng. |
| «Thời gian tuyển» | Trung vị tối đa bao nhiêu ngày, từ ngày ứng tuyển tới ngày tuyển được. |
| «Tỉ lệ nhận thư mời» | Ít nhất bao nhiêu phần trăm, từ 0 đến 100. |
| «Phản hồi đầu tiên» | Trung vị tối đa bao nhiêu giờ, tới thao tác đầu tiên của chính người phụ trách tin. |
Mỗi chỉ tiêu hiện «Mục tiêu» và «Thực tế» cạnh nhau, kèm trạng thái «Đạt», «Chưa đạt» hoặc «Chưa có dữ liệu để so». Cột «Kết quả» ghi «Đạt x/y mục tiêu»; chỉ tiêu đã đặt mà chưa có số thực tế thì được đếm là chưa đạt và ghi thêm, ví dụ «Đạt 1/3 mục tiêu (1 chưa có dữ liệu)». Chỉ tiêu để trống ghi «Chưa đặt mục tiêu» và không được tính.
Đặt mục tiêu tháng (dành cho người có quyền «Mục tiêu KPI người tuyển dụng», mặc định là Trưởng phòng Nhân sự):
- Chọn tháng ở ô «Tháng». Danh sách có 12 tháng trước và 3 tháng tới, nên bạn giao được chỉ tiêu trước.
- Bấm «Đặt mục tiêu» ở đầu bảng, hoặc «Đặt mục tiêu» trên dòng của người cần giao để chọn sẵn người đó.
- Chọn «Người tuyển dụng» và «Tháng».
- Điền các ô cần dùng: «Số người tuyển được (ít nhất)», «Thời gian tuyển trung vị (tối đa, ngày)», «Tỉ lệ nhận thư mời (ít nhất, %)», «Phản hồi đầu tiên trung vị (tối đa, giờ)». Ô nào để trống thì chỉ tiêu đó không được tính. Chỉ nhập số nguyên.
- Ghi thêm «Ghi chú» nếu cần (tối đa 500 ký tự), rồi lưu. Màn hình báo «Đã lưu mục tiêu».
Mỗi người chỉ có một bộ mục tiêu mỗi tháng. Để đổi, bấm «Sửa» trên dòng của người đó (không đổi được người và tháng). Để bỏ, bấm «Xoá»: chỉ con số mục tiêu bị xoá, số liệu thực tế vẫn giữ nguyên.
Việc nên làm
- Trưởng phòng Nhân sự: đầu mỗi tháng, đặt mục tiêu cho từng người tuyển dụng.
- Người tuyển dụng: chọn tháng để xem mục tiêu của mình; chưa có thì nhờ quản lý tuyển dụng bấm «Đặt mục tiêu».
- Muốn xem riêng một phòng, chọn «Phòng ban»; tab KPI tính theo người trên mọi tin của họ nên không lọc theo tin.
Tab Xếp hạng
Tab này trả lời: kênh nào, đối tác nào, người nào mang về nhiều người được tuyển nhất.
- Dòng tóm tắt: «Kênh tốt nhất» · «Đối tác tốt nhất» · «Người tuyển dụng tốt nhất» (mục cuối chỉ hiện với người có quyền «Hiệu suất của mọi người tuyển dụng»).
- Các bảng xếp hạng:
- «Kênh tuyển dụng tốt nhất».
- «Đối tác nguồn tốt nhất»: công ty săn đầu người, sàn tuyển dụng hay bất kỳ đối tác nào bạn ghi dưới một kênh.
- «Kênh tốt nhất theo phòng ban» và «Kênh tốt nhất theo loại hình» (Toàn thời gian, Bán thời gian, Hợp đồng, Thực tập): mỗi nhóm một dòng, cột «Kênh tốt nhất» và «Các kênh khác»; bấm «Xem cả n kênh» để mở hết.
- «Người tuyển dụng tốt nhất».
- «Người giới thiệu tốt nhất»: chỉ tính hồ sơ có nguồn là kênh giới thiệu và có chọn «Người giới thiệu». Bảng này xếp theo số người được tuyển, rồi số người được phỏng vấn, rồi số hồ sơ đã giới thiệu.
- Cách xếp hạng (các bảng còn lại): nhiều người tuyển được hơn đứng trước; bằng nhau thì xét «Tỉ lệ chuyển đổi» cao hơn, rồi «Thời gian tuyển (trung vị)» ngắn hơn. Mỗi dòng hiện đủ các số làm nên thứ hạng: «Kết quả» (Tuyển được, Ứng tuyển, Tỉ lệ chuyển đổi), «Tốc độ» (Thời gian tuyển, Tỉ lệ nhận thư mời) và «Kỳ trước» (Tuyển được kỳ trước).
- So với kỳ trước: cột «Hạng» ghi «Lên n hạng», «Xuống n hạng», «Giữ hạng», hoặc «Kỳ trước chưa có hồ sơ».
Việc nên làm
- Chọn kỳ tròn tháng hoặc tròn quý trước khi so hạng.
- Dùng «Kênh tốt nhất theo phòng ban» để chọn nơi đăng tin cho từng phòng ở kỳ sau.
- «Tốt nhất» được đo bằng kết quả tuyển dụng, không bằng tiền: hệ thống không ghi chi phí kênh.
Tab Kênh tuyển dụng
Tab này trả lời: người được tuyển đến từ đâu, và kênh nào cho ứng viên chất lượng.
- Dòng tóm tắt: «Ứng tuyển» · «Tuyển được» · «Kênh tốt nhất» · «Đối tác tốt nhất».
- «Phễu theo kênh»: hồ sơ ứng tuyển trong kỳ, đếm theo vòng xa nhất từng tới. Cột «Phễu» có «Ứng tuyển», «Tới sàng lọc», «Tới phỏng vấn», «Tới thư mời», «Tuyển được»; cột «Rời quy trình» có «Loại tự động», «Bị loại», «Rút hồ sơ»; cột «Kết quả» có «Tỉ lệ chuyển đổi» và «Thời gian tuyển (trung vị)». Kênh có đối tác hiện thêm từng đối tác ngay bên dưới, ghi «Đối tác của» kèm tên kênh.
- «Chất lượng theo kênh»: «Điểm sàng lọc trung bình», «Điểm phỏng vấn trung bình», «Được đề xuất tuyển», «Được đánh dấu nổi bật», các số thư mời và «Kinh nghiệm trung bình» của người được tuyển. Điểm chỉ tính trên hồ sơ đã có điểm, nên hồ sơ chưa chấm không kéo điểm xuống.
Việc nên làm
- So cả «Tỉ lệ chuyển đổi» và «Điểm phỏng vấn trung bình», không chỉ số hồ sơ: kênh ít hồ sơ mà nhiều người được nhận có thể đáng giữ hơn kênh nhiều hồ sơ.
- Khi thêm ứng viên thủ công, luôn chọn đúng «Nguồn», và chọn «Đối tác» với kênh có đối tác, «Người giới thiệu» với kênh giới thiệu. Phễu chỉ đúng khi nguồn được ghi đúng.
Tab Người phỏng vấn
Tab này trả lời: ai đang làm chậm quyết định, và nhận định của ai sát với kết quả tuyển.
- Dòng tóm tắt: «Người phỏng vấn» · «Buổi phỏng vấn» · «Phiếu đánh giá đã gửi».
- «Đóng góp của người phỏng vấn» (bạn chỉ có dòng của mình thì bảng tên là «Đóng góp của bạn khi phỏng vấn»), tính theo giờ hẹn trong kỳ:
- «Phỏng vấn»: «Tổng buổi», chia theo vai trò «Phỏng vấn chính», «Dự thính», «Quản lý tuyển dụng», và «Đã diễn ra (gồm buổi đã qua giờ chưa đánh dấu)».
- «Phiếu đánh giá»: «Phiếu đã gửi», «Tỉ lệ gửi phiếu», «Thời gian gửi phiếu (trung vị)» sau giờ kết thúc buổi, «Điểm trung bình».
- «Đề xuất»: số lần «Rất nên tuyển», «Nên tuyển», «Không nên», «Hoàn toàn không».
- «Độ chính xác»: «Đề xuất tuyển và đã tuyển» và «Tỉ lệ đề xuất đúng».
- «Giờ phỏng vấn theo tuần»: tổng giờ và số buổi của từng người theo từng tuần, không tính buổi đã huỷ và buổi ứng viên vắng mặt. Người có tổng giờ cao nhất đứng đầu.
Việc nên làm
- Nhắc người có «Tỉ lệ gửi phiếu» thấp gửi phiếu ngay trong ngày phỏng vấn. Phiếu chỉ được tính khi gửi ở tab «Đánh giá» của hồ sơ.
- Người đứng đầu bảng «Giờ phỏng vấn theo tuần» đang gánh nhiều lịch nhất: cân nhắc chia bớt cho người khác.
Tab Vận hành
Tab này trả lời: việc tuyển dụng trong kỳ đang chạy thế nào, và chậm ở đâu.
- Dòng tóm tắt: «Ứng tuyển» · «Tuyển được» · «Đang xử lý» · «Chỉ tiêu còn trống» · «Phỏng vấn chờ cập nhật» · «Sắp đi làm (30 ngày)».
- Các bảng trong tab:
- «Xu hướng theo thời gian»: chọn «Gộp» là «Theo tháng» hoặc «Theo tuần» (tuần tính từ thứ Hai). Mỗi dòng có «Ứng tuyển», «Tuyển được», «Bị loại», «Rút hồ sơ», «Đăng mới», «Đã đóng», «Phỏng vấn đã diễn ra», «Thư mời đã gửi».
- «Hồ sơ đang trong quy trình»: một dải cho thấy mỗi loại vòng đang có bao nhiêu hồ sơ.
- «Tin tuyển dụng theo trạng thái»: «Số tin», «Chỉ tiêu», «Tuyển được», «Thời gian mở (trung vị)».
- «Chỉ tiêu và tuyển được theo phòng ban»: «Đã lấp chỉ tiêu» so với chỉ tiêu của tin đang mở, và «Tuyển được» trong kỳ.
- «Phễu theo tin tuyển dụng»: phần trăm qua từng vòng và «Rớt nhiều nhất ở»; ô «Sắp xếp» chọn «Nhiều hồ sơ nhất» hoặc «Tuyển chậm nhất».
- «Thời gian ở từng vòng»: «Vào vòng», «Qua vòng», «Còn ở vòng này», «Trung vị» và «90% hồ sơ qua trong».
- «Vận hành phỏng vấn»: theo «Hình thức» (Trực tuyến, Tại văn phòng, Điện thoại); trạng thái các buổi, «Đề xuất quá hạn», «Thời gian chốt lịch (trung vị)», «Yêu cầu dời lịch», giờ đề xuất lại được nhận hay bị từ chối, và «Tổng giờ phỏng vấn».
- «Thư mời theo tin tuyển dụng»: «Nháp», «Đã gửi», «Được nhận», «Bị từ chối», «Đã rút», «Quá hạn chưa trả lời», «Thời gian trả lời (trung vị)»; mỗi phòng ban có dòng tổng ở tiêu đề.
- «Sắp đi làm trong 30 ngày tới»: thư mời đã được nhận, có ngày bắt đầu từ hôm nay tới 30 ngày tới.
Việc nên làm
- «Phỏng vấn chờ cập nhật» lớn hơn 0: mở hồ sơ, vào tab «Phỏng vấn», bấm «Đã phỏng vấn» hoặc «Vắng mặt» cho từng buổi đã qua giờ.
- Tìm nút thắt ở «Thời gian ở từng vòng»: vòng có trung vị dài nhất là nơi cần thêm người hoặc bớt bước.
- Ở «Phễu theo tin tuyển dụng», chọn «Tuyển chậm nhất» để thấy tin cần đẩy nhanh.
- Gửi danh sách «Sắp đi làm trong 30 ngày tới» cho bộ phận lo nhận việc; bấm «Mở hồ sơ» để xem chi tiết từng người.
Xuất dữ liệu ra Excel
Dùng khi bạn cần một báo cáo mà màn hình chưa có.
- Chọn «Từ ngày», «Đến ngày», «Phòng ban» và «Tin tuyển dụng» ở một tab có hai ô ngày.
- Bấm «Xuất Excel» trên đầu trang báo cáo. Nút đổi thành «Đang xuất…» trong lúc tạo file.
- Mở file tải về, tên dạng
tuyen-dung-du-lieu-<từ ngày>_<đến ngày>.xlsx. Màn hình báo số dòng đã xuất.
Lưu ý
Tab KPI không có hai ô ngày, nhưng file vẫn lấy «Từ ngày» và «Đến ngày» đang lưu trong bộ lọc. Hãy chọn kỳ ở một tab khác trước khi xuất.
| Sheet | Nội dung |
|---|---|
| «Giải thích» | Kỳ, phòng ban, tin tuyển dụng đã chọn, thời điểm xuất và ý nghĩa từng sheet. |
| «Hồ sơ ứng tuyển» | Mỗi dòng một hồ sơ nộp trong kỳ: ứng viên, email, số điện thoại, số năm kinh nghiệm, tin, phòng ban, người tuyển dụng, kênh, người giới thiệu, đối tác nguồn, trạng thái, vòng hiện tại, điểm sàng lọc, được đánh dấu, và các mốc ứng tuyển, phản hồi đầu tiên, tuyển, loại, rút. |
| «Lịch sử chuyển vòng» | Mọi lần chuyển vòng, chuyển sang tin khác hoặc loại hồ sơ làm trong kỳ: ai làm, lúc nào, từ vòng nào sang vòng nào. |
| «Phỏng vấn» | Các buổi có giờ hẹn trong kỳ: hình thức, trạng thái, thời lượng, ngày gửi đề xuất giờ, ngày ứng viên xác nhận, người đặt lịch, người tham gia. |
| «Đánh giá phỏng vấn» | Phiếu viết trong kỳ: người đánh giá, điểm, đề xuất. |
| «Thư mời» | Thư mời tạo trong kỳ: trạng thái, người tạo, ngày tạo, ngày gửi, ngày ứng viên trả lời, hạn trả lời, ngày bắt đầu làm. Không có mức lương. |
Cách dùng file:
- Nối các sheet bằng cột «Mã hồ sơ».
- Mỗi sheet có sẵn bộ lọc ở dòng tiêu đề; dùng Insert → PivotTable để tự lập báo cáo.
- Ngày giờ là kiểu ngày của Excel, theo múi giờ của máy xuất file. Ô trống nghĩa là hồ sơ chưa có mốc đó (ví dụ chưa tuyển).
Quan trọng
File chứa email và số điện thoại ứng viên. Vì vậy nút «Xuất Excel» chỉ hiện với người vừa có quyền «Báo cáo tuyển dụng (kênh, vận hành, số liệu của mình)» vừa có quyền xem «Ứng viên». Chỉ gửi file cho người được phép xem ứng viên.
Kênh tuyển dụng và đối tác
Mọi số liệu theo kênh dựa trên danh sách kênh riêng của tổ chức bạn, quản lý ở Tuyển dụng → Cài đặt → Kênh tuyển dụng. Đổi tên một kênh thì tên mới hiện ngay trong báo cáo, file Excel và chi tiết hồ sơ. Cách thêm kênh, thêm đối tác, sắp xếp và ngừng dùng kênh có ở bài Kênh tuyển dụng.
Cách tính số liệu
Các định nghĩa dưới đây giúp bạn đọc đúng và giải thích được từng con số khi được hỏi.
| Thuật ngữ | Cách tính |
|---|---|
| Kỳ | Trọn các ngày từ «Từ ngày» đến «Đến ngày», theo giờ Việt Nam. |
| Hồ sơ trong kỳ | Hồ sơ có ngày ứng tuyển nằm trong kỳ. |
| Tuyển được ở tab «Người tuyển dụng», «KPI», và ở «Xu hướng theo thời gian», «Chỉ tiêu và tuyển được theo phòng ban» của tab «Vận hành» | Số hồ sơ được tuyển trong kỳ, bất kể hồ sơ nộp lúc nào. |
| Tuyển được ở tab «Xếp hạng», «Kênh tuyển dụng» và ở «Phễu theo tin tuyển dụng» | Trong số hồ sơ nộp trong kỳ, bao nhiêu hồ sơ đến nay đã được tuyển. Vì vậy con số này có thể khác số ở dòng trên. |
| Tuyển được ở «Tin tuyển dụng theo trạng thái» | Tổng số người đã tuyển trên các tin đó tính đến hôm nay, không theo kỳ. |
| Mốc tuyển | Lần chuyển hồ sơ vào vòng «Đã tuyển». Nếu hồ sơ không đi qua vòng đó, mốc tuyển là lúc ứng viên chấp nhận thư mời. Chỉ tính khi hồ sơ đang ở trạng thái đã tuyển. |
| Người tuyển dụng của hồ sơ | Người «Phụ trách tuyển dụng» của tin mà hồ sơ đang nằm. |
| Thời gian tuyển | Số ngày từ ngày ứng tuyển tới mốc tuyển. Báo cáo dùng trung vị: một nửa số người được tuyển nhanh hơn con số này. Trung vị không bị kéo lệch bởi vài hồ sơ kéo dài bất thường. |
| Phản hồi đầu tiên | Số giờ từ lúc hồ sơ vào tới thao tác đầu tiên của chính người phụ trách tin trên hồ sơ. Không tính khi người phụ trách tự thêm hồ sơ, hoặc khi tin chưa có người phụ trách. |
| Tỉ lệ chuyển đổi | Số người tuyển được trên 100 hồ sơ ứng tuyển của kênh, đối tác, người tuyển dụng hoặc người giới thiệu đó. |
| Lấp chỉ tiêu | Tổng số người đã tuyển tính đến nay trên các tin «Đang đăng» hoặc «Tạm dừng», chia cho tổng «Chỉ tiêu» của các tin đó. |
| Tỉ lệ nhận thư mời | Số thư được nhận chia cho tổng số thư được nhận và bị từ chối. Thư chưa trả lời không tính. |
| Thư mời ở tab «Người tuyển dụng» | Số thư đã tạo, đã gửi, được nhận, bị từ chối đều ghi cho người tạo thư mời. |
| Phỏng vấn ở tab «Người tuyển dụng» | Các buổi do chính người đó đặt lịch trong kỳ. «Vắng mặt» và «Đã huỷ» tính phần trăm trên số buổi này. |
| Phỏng vấn ở tab «Người phỏng vấn» và «Vận hành» | Các buổi có giờ hẹn nằm trong kỳ. |
| Phỏng vấn đã diễn ra | Buổi đã bấm «Đã phỏng vấn», hoặc đã xác nhận và đã qua giờ kết thúc mà chưa ai cập nhật. Riêng bảng «Vận hành phỏng vấn» tách loại sau thành dòng «buổi đã qua giờ, chưa cập nhật kết quả». |
| Tỉ lệ gửi phiếu | Trong các buổi đã diễn ra mà người đó tham gia với vai trò phỏng vấn chính hoặc quản lý tuyển dụng (không tính dự thính), bao nhiêu buổi có phiếu của họ. |
| Tỉ lệ đề xuất đúng | Trong các hồ sơ người đó đề xuất «Rất nên tuyển» hoặc «Nên tuyển», bao nhiêu hồ sơ đã được tuyển. |
| Hồ sơ đứng yên | Hồ sơ đang xử lý mà không có hoạt động mới từ 3 ngày trở lên, hoặc ứng viên là người nhắn tin sau cùng, hoặc có thư mời đã gửi quá hạn trả lời. |
| Kỳ trước | Khoảng thời gian dài bằng kỳ đang chọn, nằm ngay trước nó. |
| Kênh của hồ sơ | Ghi trên từng lần ứng tuyển. Một ứng viên nộp nhiều lần qua các kênh khác nhau thì mỗi lần được tính cho đúng kênh của lần đó. |
Để số liệu luôn đúng
Báo cáo chỉ đúng khi dữ liệu được nhập đúng. Sáu thói quen dưới đây quyết định phần lớn độ chính xác.
- Chọn người phụ trách cho mỗi tin. Khi tạo hoặc sửa tin, chọn «Phụ trách tuyển dụng». Hồ sơ của tin được ghi công cho người này.
- Nhập chỉ tiêu của tin. Ô «Chỉ tiêu» là mẫu số của «Lấp chỉ tiêu» và «Chỉ tiêu còn trống».
- Chọn đúng nguồn khi thêm ứng viên thủ công. Chọn kênh ở ô «Nguồn»; với kênh giới thiệu, chọn cả «Người giới thiệu»; với kênh có đối tác, chọn «Đối tác».
- Cập nhật kết quả phỏng vấn. Sau mỗi buổi, mở tab «Phỏng vấn» của hồ sơ và bấm «Đã phỏng vấn» hoặc «Vắng mặt».
- Gửi phiếu đánh giá. Người phỏng vấn gửi phiếu ở tab «Đánh giá» của hồ sơ, tốt nhất ngay trong ngày.
- Ghi nhận khi ứng viên nhận việc. Khi ứng viên chấp nhận thư mời qua email, hoặc khi bạn bấm «Đánh dấu chấp nhận» trên thẻ «Thư mời», hồ sơ tự chuyển sang vòng «Đã tuyển». Không dùng thư mời thì chuyển hồ sơ sang vòng «Đã tuyển» bằng tay.
Ai xem được gì
Quyền đi theo vai trò. Người có quyền «Hiệu suất của mọi người tuyển dụng» thấy số liệu của cả đội; người chỉ có quyền «Báo cáo tuyển dụng (kênh, vận hành, số liệu của mình)» thấy đủ sáu tab, nhưng ở các bảng về người chỉ thấy dòng của chính mình.
| Vai trò | Tab «Người tuyển dụng», «KPI», «Người phỏng vấn» | Tab «Xếp hạng» | Tab «Kênh tuyển dụng», «Vận hành» | Đặt mục tiêu KPI | «Gia hạn», «Đóng tin» | «Xuất Excel» |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chủ tổ chức | Mọi người | Đủ các bảng | Có | Có | Có | Có |
| Trưởng phòng Nhân sự | Mọi người | Đủ các bảng | Có | Có | Có | Có |
| Ban giám đốc, Kiểm soát nội bộ | Mọi người | Đủ các bảng | Có | Không | Không | Có |
| Chuyên viên Tuyển dụng | Chỉ dòng của mình | Không có bảng người tuyển dụng và người giới thiệu | Có | Không | Có | Có |
| Trưởng bộ phận | Chỉ dòng của mình | Không có bảng người tuyển dụng và người giới thiệu | Có | Không | Không | Có |
- «Chỉ dòng của mình» ở «Hồ sơ đang đứng yên» nghĩa là hồ sơ trên các tin bạn là «Phụ trách tuyển dụng» hoặc «Đồng phụ trách».
- Bảng «Tin quá hạn nộp vẫn đang đăng» và «Giờ phỏng vấn theo tuần» luôn hiện cho cả tổ chức với mọi vai trò có quyền báo cáo.
- Vai trò có sẵn «HR Manager» mang đủ quyền của Trưởng phòng Nhân sự. Vai trò có sẵn «HR» không kèm quyền báo cáo tuyển dụng.
- Vai trò dựng từ vai trò mẫu tự nhận quyền mới mỗi khi mô-đun Tuyển dụng có thêm tính năng. Để cấp quyền cho một vai trò của tổ chức, mở Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Phân quyền, bấm biểu tượng bút chì «Sửa quyền» trên dòng của vai trò đó, rồi bấm «Thêm vai trò mẫu» và chọn «Chuyên viên Tuyển dụng» hoặc «Trưởng phòng Nhân sự» (quyền được áp ngay). Nếu muốn tích từng quyền trong bảng «Ma trận quyền · hành động × đối tượng»: tích «Xem» ở «Báo cáo tuyển dụng (kênh, vận hành, số liệu của mình)»; với quản lý, tích thêm «Xem» ở «Hiệu suất của mọi người tuyển dụng» và «Toàn quyền» ở «Mục tiêu KPI người tuyển dụng»; để xuất Excel, tích thêm «Xem» ở «Ứng viên»; rồi bấm «Lưu n quyền» ở đầu trang. Vai trò hệ thống chỉ xem được, không sửa được ở đây.
- Gán vai trò cho từng người ở Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Gán vai trò.
- Thành viên chỉ được mời phỏng vấn mà không có vai trò kèm quyền báo cáo thì không thấy mục «Báo cáo».
Lưu ý và giới hạn
- Không có số tiền. Không báo cáo nào hiện mức lương trong thư mời. Kênh và người tuyển dụng được xếp hạng theo kết quả tuyển, không theo chi phí.
- Trạng thái tin là trạng thái hiện tại. Hệ thống không lưu lịch sử đổi trạng thái tin, nên «Tạm dừng» cho biết số tin đang tạm dừng lúc này, không phải số tin bị tạm dừng trong kỳ.
- Dữ liệu trước ngày 26/09/2026. Hồ sơ giới thiệu thêm trước ngày này không có người giới thiệu, và hồ sơ cũ chưa có đối tác nguồn. Kênh của hồ sơ cũ đã được chuyển sang danh sách kênh của tổ chức.
- Không hiện thông tin liên hệ. Các bảng báo cáo không hiện email hay số điện thoại ứng viên. Bấm «Mở hồ sơ» để xem chi tiết; màn hình hồ sơ vẫn kiểm tra quyền của bạn.
- Người đã rời tổ chức. Dòng của người không còn là thành viên vẫn giữ số liệu, tên được thay bằng «Người không còn trong tổ chức».
Lỗi thường gặp
| Bạn thấy | Cách xử lý |
|---|---|
| «Bạn chưa có quyền xem báo cáo tuyển dụng. Hãy nhờ quản trị viên cấp vai trò Chuyên viên tuyển dụng hoặc Trưởng phòng nhân sự.» | Nhờ quản trị viên gán cho bạn một vai trò có quyền báo cáo, theo mục Ai xem được gì. |
| «Không tải được báo cáo này. Tải lại trang để thử lại.» | Tải lại trang. Nếu vẫn lỗi, gửi đội hỗ trợ đường dẫn báo cáo đang mở để họ thấy đúng bộ lọc bạn dùng. |
| «Không xuất được file. Thử lại, hoặc thu hẹp kỳ nếu dữ liệu quá lớn.» | Bấm «Xuất Excel» lại. Vẫn lỗi thì chọn kỳ ngắn hơn, hoặc lọc theo một «Phòng ban». |
| «Người này đã có mục tiêu cho tháng đó. Bấm «Sửa» trên dòng đã có thay vì tạo mới.» | Đóng hộp thoại, tìm dòng của người đó trong bảng KPI và bấm «Sửa». |
| «Chỉ đặt mục tiêu cho thành viên đang hoạt động của tổ chức.» | Người được chọn không còn hoạt động trong tổ chức. Chọn một người tuyển dụng khác. |
| «Nhập số nguyên», «Không được nhỏ hơn 0» hoặc «Nhập số từ 0 đến 100» | Mục tiêu chỉ nhận số nguyên không âm; tỉ lệ nhận thư mời nằm trong khoảng 0 đến 100. |
| «Chưa có người tuyển dụng nào phụ trách tin trong kỳ này. Gán người phụ trách khi tạo hoặc sửa tin tuyển dụng.» | Mở từng tin tuyển dụng, chọn «Phụ trách tuyển dụng» rồi lưu. |
| «Chưa có hồ sơ giới thiệu nào trong kỳ. Khi thêm ứng viên thủ công, chọn nguồn «Giới thiệu» và người giới thiệu.» | Khi thêm ứng viên được giới thiệu, chọn kênh giới thiệu ở ô «Nguồn» và chọn «Người giới thiệu». |
| Không thấy nút «Xuất Excel» | Nhờ quản trị viên cấp thêm quyền «Xem» ở «Ứng viên» cho vai trò của bạn. |
| Không thấy nút «Đặt mục tiêu» | Chỉ người có quyền «Mục tiêu KPI người tuyển dụng» mới đặt được mục tiêu. Nhờ Trưởng phòng Nhân sự đặt giúp. |
Bài liên quan
Cập nhật: 27/09/2026