Thiết lập lần đầu

Làm lần lượt các bước dưới đây một lần cho tổ chức mới. Khi xong, bạn có một tin tuyển dụng đang đăng, một đường dẫn để gửi ứng viên và biết hồ sơ nộp vào sẽ hiện ở đâu.

Trước khi bắt đầu

• Kiểm tra thanh điều hướng bên trái có phân hệ «Tuyển dụng». Nếu không thấy, gói dịch vụ của tổ chức chưa có phân hệ này: liên hệ người quản trị tổ chức.
• Bước 2 (gán vai trò) cần tài khoản quản trị: tài khoản thấy mục «Gán vai trò» và «Phân quyền» trong nhóm «Quản trị» của «Hồ sơ nhân sự».
• Các bước còn lại cần quyền tạo và sửa tin tuyển dụng. Vai trò «HR Manager» hoặc «HR» là đủ (xem Bước 2).
• Người bạn định đưa vào nhóm tuyển dụng của tin (phụ trách, hội đồng phỏng vấn) phải là thành viên đang hoạt động trong Hồ sơ nhân sự.

Thứ tự thiết lập:

Bước 1: Tạo mẫu quy trình tuyển

Mẫu quy trình là bộ vòng tuyển (Ứng tuyển, Sàng lọc, Phỏng vấn…). Khi bạn tạo tin, hệ thống sao chép các vòng của mẫu vào tin đó. Nếu chưa có mẫu, ô «Mẫu quy trình tuyển» trên màn tạo tin để trống và bấm lưu sẽ báo «Chọn mẫu quy trình tuyển».

1. Mở Tuyển dụng → Cài đặt → Mẫu quy trình tuyển. Tổ chức mới thấy dòng «Chưa có mẫu quy trình tuyển: bấm Tạo mẫu để dựng bộ vòng tuyển đầu tiên.»
2. Bấm «Mẫu mới» ở góc trên bên phải. Hộp «Tạo mẫu quy trình» mở ra với sẵn 6 vòng: «Ứng tuyển», «Sàng lọc», «Phỏng vấn», «Thư mời», «Đã tuyển», «Đã từ chối».
3. Nhập «Tên mẫu», ví dụ «Quy trình chuẩn».
4. Bật công tắc «Mặc định của tổ chức». Mẫu mặc định được chọn sẵn mỗi khi tạo tin mới.
5. Chỉnh các vòng cho khớp cách công ty bạn tuyển:
   • Đổi tên vòng: bấm vào tên trên dòng và gõ tên mới.
   • Thêm vòng: bấm «Thêm vòng», một dòng «Vòng mới» hiện ra; đổi tên và chọn loại vòng ở ô bên phải.
   • Đổi thứ tự: kéo biểu tượng ở đầu dòng lên hoặc xuống.
   • Bỏ vòng: bấm biểu tượng thùng rác cuối dòng.
6. Bấm «Lưu mẫu». Mẫu mới hiện trong danh sách với nhãn «MẶC ĐỊNH» (có hình ngôi sao).

Ô loại vòng ghi mã tiếng Anh. Chọn đúng loại, vì hệ thống nhận ra vòng theo loại chứ không theo tên (ví dụ số hồ sơ mới được đếm ở vòng loại applied):

Không xoá được mẫu đang là mặc định. Muốn bỏ nó, mở một mẫu khác bằng «Sửa vòng tuyển», bật «Mặc định của tổ chức», lưu, rồi mới xoá mẫu cũ.

Nếu tổ chức chưa có mẫu nào bật «Mặc định của tổ chức», thao tác «Nhân bản tin» trong menu ba chấm của một tin sẽ báo lỗi «Tin này chưa cấu hình các vòng trong quy trình tuyển». Vì vậy hãy luôn bật «Mặc định của tổ chức» cho một mẫu.

Bước 2: Gán vai trò cho người làm tuyển dụng

Người chưa có vai trò phù hợp vẫn thấy các mục «Tin tuyển dụng», «Ứng viên», «Lịch phỏng vấn» nhưng không xem hay thao tác được dữ liệu, và không thấy nhóm «Cài đặt» cùng mục «Báo cáo». Chọn vai trò theo việc từng người làm:

Gán vai trò có sẵn («HR Manager», «HR»):

1. Mở Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Gán vai trò.
2. Gõ tên vào ô «Tìm nhân viên…» rồi bấm vào dòng của người đó.
3. Ở khung «Vai trò trong tổ chức này» bên phải, đánh dấu vai trò cần gán.
4. Bấm «Lưu».

Dùng vai trò mẫu (ví dụ «Chuyên viên Tuyển dụng»):

1. Mở Hồ sơ nhân sự → Quản trị → Phân quyền.
2. Bấm «Tạo từ preset» rồi chọn «Chuyên viên Tuyển dụng» trong nhóm «Nhân sự». Hệ thống tạo một vai trò cùng tên, kèm sẵn quyền của mẫu.
3. Gán vai trò đó cho từng người theo 4 bước ở trên.

Người chỉ có quyền xem sẽ không thấy nhóm «Cài đặt» trong thanh bên của «Tuyển dụng». Mục «Báo cáo» chỉ hiện với vai trò có quyền xem báo cáo.

Bước 3: Kết nối Google Calendar và Meet

Khi đã kết nối, lúc ứng viên xác nhận giờ phỏng vấn trực tuyến, hệ thống tự tạo sự kiện trên Google Calendar của người lên lịch (nếu người đó chưa kết nối thì dùng tài khoản của người phụ trách tuyển dụng của tin) kèm đường dẫn Google Meet. Kết nối theo từng người: mỗi người lên lịch phỏng vấn tự kết nối tài khoản Google của mình.

1. Mở Tuyển dụng → Cài đặt → Tích hợp.
2. Trên thẻ «Google Workspace» (đang ghi «Chưa kết nối»), bấm «Kết nối».
3. Đăng nhập Google và cho phép toàn bộ quyền được yêu cầu.
4. Bạn quay lại trang, thấy thông báo «Đã kết nối Google Workspace», thẻ đổi sang «Đã kết nối» và mục «Quyền đã cấp» liệt kê «Google Calendar», «Google Meet», «Hồ sơ cơ bản».

Muốn dùng đường dẫn phòng họp của riêng bạn cho một buổi, dán đường dẫn đó khi lên lịch; hệ thống chỉ tự tạo Meet khi buổi phỏng vấn chưa có đường dẫn.

Không kết nối cũng được; khi đó hãy tự dán đường dẫn phòng họp lúc lên lịch, nếu không buổi phỏng vấn trực tuyến sẽ không có đường dẫn (trừ khi người phụ trách tuyển dụng của tin đã kết nối Google). Muốn gỡ, bấm «Ngắt kết nối»: các sự kiện và đường dẫn Meet đã tạo vẫn giữ nguyên. Nút «Quản lý quyền» mở trang quyền ứng dụng trong tài khoản Google của bạn.

Cách lên lịch phỏng vấn xem ở Phỏng vấn.

Bước 4: Kiểm tra trang tuyển dụng

Mỗi tổ chức có một trang tuyển dụng công khai, nơi ứng viên xem tin và nộp hồ sơ mà không cần tài khoản.

1. Mở Tuyển dụng → Cài đặt → Trang tuyển dụng.
2. Ô «URL TRANG TUYỂN DỤNG» hiện đường dẫn đầy đủ, dạng …/careers/<mã tổ chức>.
3. Bấm «Mở trong tab mới» để xem trang như ứng viên thấy. Trước khi đăng tin đầu tiên, trang chưa có tin nào.
4. Bấm «Sao chép liên kết» để lấy đường dẫn, ví dụ để gắn vào website công ty. Trên thiết bị hỗ trợ, nút «Chia sẻ» mở bảng chia sẻ của hệ điều hành.

Bước 5 (tùy chọn): Rà soát kênh tuyển dụng

Kênh tuyển dụng là danh sách nguồn hồ sơ, dùng cho ô «Nguồn» khi bạn thêm ứng viên bằng tay và cho báo cáo kênh. Lần đầu mở trang, danh sách đã có sẵn các kênh: «Trang tuyển dụng», «Email», «Zalo», «Facebook», «LinkedIn», «Mã QR», «Giới thiệu nội bộ», «Kho ứng viên», «Headhunter», «Sàn tuyển dụng bên ngoài», «Khác».

1. Mở Tuyển dụng → Cài đặt → Kênh tuyển dụng.
2. Bấm «Thêm kênh» để thêm nguồn riêng, ví dụ một trường đại học hay một hội chợ việc làm.
3. Dùng «Lên» / «Xuống» để xếp thứ tự kênh trong ô «Nguồn».
4. Kênh không dùng nữa thì bấm «Ngừng dùng». Kênh hệ thống chỉ đổi tên hoặc ngừng dùng được, không xoá được.

Thêm và sửa kênh cần vai trò «HR Manager» hoặc «Chuyên viên Tuyển dụng»; vai trò «HR» chỉ xem được danh sách. Chi tiết về đối tác và kênh giới thiệu xem ở Kênh tuyển dụng.

Bước 6: Tạo và đăng tin tuyển dụng đầu tiên

1. Mở Tuyển dụng → Tin tuyển dụng, bấm «Đăng tin tuyển dụng».
2. Ở phần «1. THÔNG TIN CƠ BẢN», nhập «Tiêu đề». «Đường dẫn» tự điền theo tiêu đề; chỉ dùng chữ thường, số và dấu gạch ngang, và không đổi được sau khi tạo tin. Chọn «Phòng ban», «Loại hình», «Chỉ tiêu», «Ngày kết thúc tuyển dụng», rồi bấm «Thêm địa điểm làm việc» để khai nơi làm việc.
3. Ở phần «2. NHÓM TUYỂN DỤNG», chọn «Phụ trách tuyển dụng» (hiển thị công khai trên trang tin để ứng viên liên hệ; bấm «Chọn tôi» nếu là bạn). Thêm «Quản lý tuyển dụng», «Đồng phụ trách» và «Hội đồng phỏng vấn» nếu có.
4. Ở phần «3. MÔ TẢ», viết mô tả công việc.
5. Ở phần «4. QUY TRÌNH TUYỂN», kiểm tra ô «Mẫu quy trình tuyển». Mẫu mặc định đã được chọn sẵn; khung «XEM TRƯỚC» liệt kê các vòng sẽ được sao chép vào tin.
6. Phần «5. TRƯỜNG CV CẦN TRÍCH XUẤT» và «6. BIỂU MẪU ỨNG TUYỂN · câu hỏi tùy chỉnh» là tùy chọn: để nguyên nếu chưa cần.
7. Bấm «Đăng tuyển» để tạo tin và đăng công khai ngay, hoặc «Lưu nháp» nếu chưa muốn đăng.

Sau khi lưu, bạn được đưa tới bảng ứng viên của tin.

Đăng một tin đang ở trạng thái «Nháp»:

1. Mở Tuyển dụng → Tin tuyển dụng. Dòng của tin nháp ghi «chưa có đường dẫn công khai · bấm Đăng tuyển để nhận hồ sơ».
2. Bấm «Đăng tuyển» trên dòng đó (hoặc trong menu ba chấm cuối dòng).
3. Đọc hộp «Đăng tuyển «…»?» rồi bấm «Đăng công khai».

Tin chuyển sang «Đang đăng», hiện trên trang tuyển dụng và bắt đầu nhận hồ sơ. Bạn có thể tạm dừng hoặc đóng tin bất kỳ lúc nào; hồ sơ đã nhận vẫn được giữ.

Bước 7: Chia sẻ tin cho ứng viên

1. Trong Tuyển dụng → Tin tuyển dụng, tìm dòng của tin đang đăng.
2. Bấm biểu tượng «Chia sẻ tin tuyển dụng» ở cột «Hành động», hoặc chọn «Chia sẻ cho ứng viên» trong menu ba chấm.
3. Trong hộp «Chia sẻ «…»», chọn cách gửi:
   • «Sao chép» cạnh ô «Đường dẫn công khai» để lấy đường dẫn của tin.
   • Một nút trong «Chia sẻ qua kênh»: «Email ứng viên», «Zalo», «Facebook» hoặc «LinkedIn». Mỗi nút mở kênh đó với đường dẫn của tin, có thêm đuôi ?src= theo tên kênh (ví dụ ?src=zalo).
   • «Tải QR» để lưu mã QR (đuôi ?src=qr) và in lên tờ rơi hay bảng tin.
   • «Gửi cho ứng viên» để mở ứng dụng email với tiêu đề và đường dẫn soạn sẵn.

Cần đường dẫn nhanh thì bấm biểu tượng sao chép ngay dưới tên tin trong danh sách, hoặc chọn «Sao chép đường dẫn công khai» trong menu ba chấm.

Bước 8: Xem hồ sơ đầu tiên

Khi ứng viên nộp hồ sơ trên trang tuyển dụng:

• Ứng viên nhận email xác nhận kèm đường dẫn theo dõi trạng thái hồ sơ.
• Người tạo tin nhận email báo có hồ sơ mới.
• Trong Tuyển dụng → Tin tuyển dụng, cột «Cần xử lý» của tin ghi số hồ sơ mới chờ xem xét, và dòng có nút «Xem hồ sơ». Bấm nút này để mở bảng ứng viên, lọc sẵn vòng đầu.
• Trên bảng ứng viên của tin (bấm vào dòng của tin, hoặc biểu tượng «Mở bảng ứng viên»), hồ sơ mới nằm ở cột vòng đầu «Ứng tuyển».
• Tuyển dụng → Ứng viên liệt kê mọi ứng viên của tổ chức, qua mọi tin.

Bước tiếp theo: sàng lọc và chuyển vòng hồ sơ, xem Xử lý hồ sơ.

Lỗi thường gặp

Không thấy nhóm «Cài đặt» hay mục «Báo cáo» trong «Tuyển dụng»: tài khoản của bạn chưa có vai trò phù hợp. Nhờ người quản trị gán vai trò theo Bước 2.

Bài liên quan

• Tổng quan phân hệ Tuyển dụng
• Xử lý hồ sơ
• Phỏng vấn
• Kênh tuyển dụng
• Báo cáo