Phỏng vấn và đánh giá

Trang này đưa bạn qua chặng cuối của một hồ sơ: hẹn phỏng vấn, chờ ứng viên xác nhận giờ, ghi kết quả, nộp phiếu đánh giá, rồi gửi thư mời nhận việc. Khi ứng viên nhận việc, hồ sơ chuyển sang «Đã tuyển» và người mới có sẵn hồ sơ nhân viên trong HRIS.

Trước khi bắt đầu

• Quyền. Lên lịch, dời, hủy buổi phỏng vấn, nộp phiếu đánh giá và tạo thư mời cần vai trò «HR Manager», «HR» hoặc «Chuyên viên Tuyển dụng». Riêng «Xoá» buổi phỏng vấn chỉ «HR Manager» và «Chuyên viên Tuyển dụng» làm được. Vai trò «Trưởng bộ phận», «Ban giám đốc» và «Kiểm soát nội bộ» chỉ được xem. Nếu một người phỏng vấn cần tự nộp phiếu, nhờ quản trị viên gán cho họ một trong ba vai trò «HR Manager», «HR» hoặc «Chuyên viên Tuyển dụng» (xem Bước 2: Gán vai trò cho người làm tuyển dụng).
• Hội đồng phỏng vấn. Khai báo «Hội đồng phỏng vấn» và «Quản lý tuyển dụng» khi tạo tin tuyển dụng (xem Bước 6: Tạo và đăng tin tuyển dụng đầu tiên) để hệ thống điền sẵn họ vào danh sách người tham gia mỗi lần bạn lên lịch. Khai báo cả «Phụ trách tuyển dụng»: người này nhận thông báo khi ứng viên xác nhận hoặc đề xuất giờ khác, và tài khoản Google của họ được dùng để tạo link Meet khi người lên lịch chưa kết nối Google.
• Kết nối Google (không bắt buộc). Để hệ thống tự tạo link Google Meet, vào Tuyển dụng → Cài đặt → Tích hợp và bấm «Kết nối» (xem Bước 3: Kết nối Google Calendar và Meet). Mỗi người lên lịch kết nối tài khoản Google của riêng mình.
• Email ứng viên. Ứng viên phải có email thì mới nhận được lời mời phỏng vấn và thư mời nhận việc.

Lên lịch phỏng vấn

1. Vào Tuyển dụng → Tin tuyển dụng, mở tin, rồi bấm vào thẻ ứng viên trên bảng để mở hồ sơ.
2. Bấm «Lên lịch phỏng vấn» ở đầu trang hồ sơ (nút này cũng có trong tab «Phỏng vấn»).
3. Kiểm tra «Vòng». Hệ thống chọn sẵn vòng hiện tại của hồ sơ; bạn đổi được sang một vòng khác chưa kết thúc.
4. Chọn «Hình thức»: «Trực tuyến», «Tại văn phòng» hoặc «Điện thoại».
5. Chọn «Lên lịch lúc» và «Thời lượng» (30, 45, 60, 90 hoặc 120 phút; mặc định 60 phút).
6. Kiểm tra «Người tham gia (người phỏng vấn)». Cần ít nhất một người.
7. Điền phần riêng của hình thức đã chọn (xem bảng bên dưới).
8. Bấm «Xem trước email» nếu muốn đọc đúng nội dung ứng viên sẽ nhận, rồi bấm «Gửi đề xuất lịch».

Chọn người tham gia

• Danh sách được điền sẵn: «Hội đồng phỏng vấn» của tin với vai trò «người phỏng vấn», và «Quản lý tuyển dụng» của tin với vai trò «quản lý tuyển dụng».
• Để thêm người, tìm tên trong danh sách thành viên bên dưới (gõ vào ô «Tìm theo tên…» để lọc nhanh) rồi bấm «Chọn» ở dòng của người đó. Bấm dấu X trên tên để bỏ người đó.
• Bấm vào vai trò cạnh tên để đổi lần lượt giữa «người phỏng vấn», «người quan sát» và «quản lý tuyển dụng».
• Người tham gia chưa nhận thông báo nào cho tới khi ứng viên xác nhận giờ.

Link họp, địa điểm và điện thoại

Ứng viên nhận gì và trả lời thế nào

Khi bạn bấm «Gửi đề xuất lịch», buổi phỏng vấn ở trạng thái «Chờ ứng viên xác nhận» và ứng viên nhận email mời phỏng vấn. Email ghi giờ đề xuất, thời lượng, hình thức, địa điểm và người liên hệ (nếu có), hạn phản hồi, cùng liên kết «Xác nhận hoặc đề xuất giờ khác». Email này chưa kèm link họp.

Liên kết mở trang theo dõi hồ sơ của ứng viên, không cần đăng nhập. Tại đó ứng viên:

• bấm «Xác nhận tham gia», hoặc
• bấm «Đề xuất thời gian khác», chọn tối đa 3 khung giờ (bấm «+ Thêm khung giờ» để thêm), ghi lý do nếu muốn, rồi bấm «Gửi đề xuất».

Nội dung các email gửi ứng viên là mẫu mặc định; bạn sửa được ở Tuyển dụng → Cài đặt → Mẫu email.

Khi ứng viên xác nhận

• Buổi phỏng vấn chuyển sang «Đã lên lịch».
• Với buổi «Trực tuyến» chưa có link, lúc này hệ thống mới tạo sự kiện Google Calendar kèm link Google Meet, trên lịch Google của người đã lên lịch. Nếu người đó chưa kết nối Google, hệ thống dùng tài khoản của người «Phụ trách tuyển dụng» của tin (hoặc người tạo tin, nếu tin chưa có người phụ trách). Google gửi lời mời lịch cho người tham gia, người phụ trách tuyển dụng và ứng viên.
• Nếu bạn đã dán link thủ công, hệ thống không tạo sự kiện Google; link của bạn nằm trong email xác nhận.
• Ứng viên nhận email xác nhận lịch kèm link họp. Người tham gia, người phụ trách tuyển dụng của tin và người lên lịch nhận thông báo ứng viên đã xác nhận. Nếu họ dùng ứng dụng Webpress trên điện thoại, thông báo này còn đến dưới dạng thông báo đẩy, bấm vào là mở hồ sơ ứng viên.

Khi ứng viên đề xuất giờ khác

1. Buổi phỏng vấn chuyển sang «Ứng viên đề xuất giờ khác». Người phụ trách tuyển dụng của tin và người lên lịch nhận email kèm các khung giờ và ghi chú của ứng viên.
2. Mở tab «Phỏng vấn» của hồ sơ. Khối «Ứng viên đề xuất các khung giờ sau» liệt kê từng khung giờ.
3. Bấm một khung giờ để chốt. Buổi phỏng vấn chuyển thẳng sang «Đã lên lịch», ứng viên không cần xác nhận lại. Link Meet và email xác nhận được xử lý như khi ứng viên tự xác nhận.

Khi hết hạn giữ chỗ

• Dòng phỏng vấn đổi thành «Quá hạn xác nhận: khung giờ đã được mở lại. Hãy đề xuất lại hoặc huỷ.» Khung giờ đó không còn được tính khi kiểm tra trùng lịch.
• Nếu buổi phỏng vấn chưa tới giờ, ứng viên nhận email báo khung giờ đã hết hạn giữ chỗ kèm liên kết để đề xuất giờ khác. Người phụ trách tuyển dụng và người lên lịch nhận email báo ứng viên chưa phản hồi.
• Ứng viên không xác nhận được giờ cũ nữa, nhưng vẫn gửi được khung giờ khác. Khi họ gửi, bạn chốt như mục trên.
• Muốn đề xuất giờ mới ngay: bấm «Xoá» ở dòng đó, rồi bấm «Lên lịch phỏng vấn» với giờ mới. Nếu bạn gửi giờ mới ngay sau đó, có thể bỏ chọn ô gửi email thông báo huỷ để ứng viên không nhận hai email liền nhau.

Trạng thái buổi phỏng vấn

Nút «Xoá» có ở mọi trạng thái. Để xem mọi buổi phỏng vấn của tổ chức, vào Tuyển dụng → Lịch phỏng vấn và chọn «Danh sách», «Tuần» hoặc «Tháng»; bấm «Chờ xác nhận» để xem những buổi ứng viên chưa chốt.

Dời, hủy hoặc xoá buổi phỏng vấn

«Dời lịch» và «Hủy lịch» chỉ hiện với buổi «Đã lên lịch».

Dời lịch

1. Trong tab «Phỏng vấn», bấm «Dời lịch» ở dòng phỏng vấn (hoặc ở thẻ «Phỏng vấn kế tiếp» bên phải trang hồ sơ).
2. Đổi «Lên lịch lúc», «Thời lượng», link họp hoặc địa điểm. «Vòng» và người tham gia không đổi được ở đây.
3. Bấm «Xác nhận giờ mới».

Nếu bạn đổi giờ hoặc thời lượng, buổi phỏng vấn quay về «Chờ ứng viên xác nhận», hạn giữ chỗ tính lại từ đầu, và ứng viên nhận email đề xuất giờ mới để xác nhận lại. Nếu buổi đã có sự kiện Google Calendar và người lên lịch vẫn còn kết nối Google, sự kiện được cập nhật giờ mới. Nếu bạn chỉ đổi link, trạng thái giữ nguyên và ứng viên cùng người tham gia nhận email chứa link mới.

Hủy lịch

1. Bấm «Hủy lịch» ở dòng phỏng vấn.
2. Chọn «Lý do hủy».
3. Bấm «Hủy buổi phỏng vấn». Nếu thật ra chỉ cần đổi giờ, bấm «Dời lịch thay thế».

Sau khi hủy:

• buổi phỏng vấn chuyển sang «Đã hủy» và vẫn nằm trong lịch sử hồ sơ;
• ứng viên nhận email báo hủy, trong đó nói rõ hồ sơ vẫn đang được xem xét; người tham gia nhận thông báo;
• sự kiện Google Calendar (nếu có) bị xoá, khi người lên lịch vẫn còn kết nối Google;
• lý do hủy được lưu thành ghi chú nội bộ trên hồ sơ, không có trong email gửi ứng viên;
• hồ sơ không đổi vòng; bạn lên lịch mới bất kỳ lúc nào.

Xoá

Chỉ xoá buổi phỏng vấn đặt nhầm.

1. Bấm «Xoá» ở dòng phỏng vấn (trong tab «Phỏng vấn» hoặc ở Tuyển dụng → Lịch phỏng vấn).
2. Trong hộp thoại «Xoá lịch phỏng vấn?», giữ chọn «Gửi email thông báo huỷ cho ứng viên và hội đồng phỏng vấn» để ứng viên và người tham gia biết khung giờ này không còn. Chỉ bỏ chọn khi bạn sẽ gửi ngay một lời mời giờ mới và không muốn ứng viên nhận hai email liền nhau.
3. Bấm «Xoá lịch».

Ghi kết quả sau buổi phỏng vấn

Khi đã qua giờ kết thúc (giờ bắt đầu cộng thời lượng), dòng phỏng vấn «Đã lên lịch» hiện thêm hai nút:

• «Đã phỏng vấn»: buổi phỏng vấn chuyển sang «Hoàn thành» và nút «Đánh giá» xuất hiện.
• «Vắng mặt»: hộp thoại «Đánh dấu vắng mặt?» hiện ra; xác nhận để chuyển buổi sang «Không tham dự». Buổi này được tính là vắng mặt trong báo cáo và không đổi lại được; muốn gặp lại ứng viên, hãy hẹn buổi mới.

Hãy ghi kết quả ngay trong ngày để báo cáo tuyển dụng phản ánh đúng số buổi đã diễn ra và số buổi vắng mặt.

Nộp phiếu đánh giá

Người nộp cần vai trò đã nêu ở mục «Trước khi bắt đầu». Phiếu luôn đứng tên người bấm nộp.

1. Ở dòng phỏng vấn «Hoàn thành», bấm «Đánh giá». Hoặc mở tab «Đánh giá» và bấm «Đánh giá mới».
2. Chọn «Vòng phỏng vấn», tức buổi phỏng vấn mà phiếu này đánh giá.
3. Cho điểm từ 1 đến 5 cho «Kiến thức kỹ thuật», «Giao tiếp» và «Phù hợp văn hóa». Ghi chú ngắn cho từng tiêu chí nếu cần.
4. Chọn «Khuyến nghị tổng thể»: «Rất không nên», «Không nên», «Nên» hoặc «Rất nên». Không có lựa chọn trung lập.
5. Thêm «Ghi chú thêm» nếu cần, rồi bấm «Nộp đánh giá».

Điểm của phiếu là trung bình ba tiêu chí, làm tròn tới số nguyên. Tab «Đánh giá» và thẻ «Đánh giá» bên phải trang hồ sơ liệt kê các phiếu cùng điểm trung bình của hồ sơ.

Gửi thư mời nhận việc

Tạo và gửi thư mời

1. Ở đầu trang hồ sơ, bấm «Tạo thư mời». Trên màn hình hẹp, nút này nằm trong menu «Thêm hành động» (nút ba chấm cạnh «Lên lịch phỏng vấn»).
2. Nhập «Mức lương» (bắt buộc) và chọn «Đơn vị tiền tệ» (VND, USD, EUR, SGD hoặc JPY).
3. Chọn «Ngày bắt đầu» và «Thư mời hết hạn». Ứng viên phải trả lời trước ngày hết hạn.
4. Nếu có bản PDF đã ký, tải lên Drive rồi dán URL vào «Thư mời nhận việc» (không bắt buộc).
5. Ghi phụ cấp và quyền lợi khác vào «Thông tin bổ sung / Lời nhắn cho ứng viên». Nội dung này hiện trong email và trên trang của ứng viên.
6. Bấm «Tạo & gửi thư mời» để gửi ngay. Hoặc bấm «Lưu nháp», rồi gửi sau bằng nút «Gửi thư mời» trên thẻ «Thư mời».

Thẻ «Thư mời» bên phải trang hồ sơ hiện mức lương, ngày bắt đầu, ngày hết hạn và trạng thái: «Nháp», «Đã gửi», «Đã chấp nhận», «Đã từ chối» hoặc «Đã thu hồi».

Ứng viên trả lời

Ứng viên nhận email thư mời nhận việc gồm mức lương, ngày bắt đầu, hạn phản hồi và liên kết «Xem và phản hồi thư mời nhận việc». Trên trang theo dõi hồ sơ, ứng viên bấm «Đồng ý nhận việc», hoặc «Từ chối đề nghị» (có thể ghi lý do) rồi «Xác nhận từ chối». Sau ngày hết hạn, hai nút này không còn hiện với ứng viên.

• Ứng viên từ chối: thư mời chuyển sang «Đã từ chối». Người tạo thư mời và người phụ trách tuyển dụng của tin nhận email kèm lý do (nếu có). Bạn có thể tạo thư mời mới, hoặc từ chối hồ sơ (xem Từ chối hồ sơ).
• Ứng viên đồng ý ngoài hệ thống (qua điện thoại, email): bấm «Đánh dấu chấp nhận» trên thẻ «Thư mời». Nút này dùng được khi thư mời đang «Nháp» hoặc «Đã gửi».

Thu hồi thư mời

1. Trên thẻ «Thư mời», bấm «Thu hồi».
2. Chọn «Lý do thu hồi». Lý do chỉ lưu nội bộ.
3. Viết «Lời nhắn cho ứng viên» nếu muốn báo cho ứng viên. Ứng viên chỉ nhận email báo thu hồi khi bạn viết lời nhắn.
4. Bấm «Thu hồi thư mời».

Thư mời «Đã chấp nhận» không thu hồi được. Sau khi thu hồi, ứng viên không còn phản hồi được thư mời đó và hồ sơ giữ nguyên vòng.

Tuyển ứng viên

Khi ứng viên bấm «Đồng ý nhận việc», hoặc bạn bấm «Đánh dấu chấp nhận», hệ thống tự làm các việc sau:

• chuyển hồ sơ sang vòng kết thúc loại «Đã tuyển» trong quy trình của tin (tên vòng do tổ chức bạn đặt) và đặt trạng thái hồ sơ là «Đã tuyển». Nếu quy trình không có vòng loại này, hồ sơ chỉ đổi trạng thái, không đổi vòng;
• tạo hồ sơ nhân viên trong HRIS từ họ tên, email, số điện thoại và LinkedIn của ứng viên, với ngày vào làm là «Ngày bắt đầu» của thư mời và trạng thái «Thử việc». Nếu HRIS đã có nhân viên trùng email, hệ thống dùng hồ sơ đó thay vì tạo mới;
• mở quy trình nhập việc cho nhân viên mới, nếu tổ chức đã có mẫu nhập việc mặc định trong HRIS;
• gửi email chào mừng cho ứng viên, và báo cho người tạo thư mời cùng người phụ trách tuyển dụng của tin.

Khi bạn bấm «Đánh dấu chấp nhận», một hộp thoại hiện ra. Bấm «Mở hồ sơ nhân viên» để kiểm tra và bổ sung hồ sơ trong HRIS, hoặc bấm «Để sau: chỉ đánh dấu Đã tuyển» để đóng. Việc tuyển đã hoàn tất ở cả hai lựa chọn.

Lỗi thường gặp

Bài liên quan

• Tuyển dụng
• Thiết lập lần đầu
• Xử lý hồ sơ hằng ngày
• Kênh tuyển dụng và đối tác
• Báo cáo tuyển dụng: tab «Người phỏng vấn» cho biết ai còn nợ phiếu đánh giá.